El impacto del Departamento de Compras de una empresa (Adquisiciones, Procurement, etc.) es considerable, especialmente, si se toma en cuenta que aproximadamente un 65% – 75% del egreso de una empresa es administrado por éste.

Como profesional de esta área, es importante que cuentes con estrategias que te ayuden a generar ahorros para tu compañía; más aún cuando el mercado presenta dificultades o la economía da un giro inesperado.

En la revista SmartProcurement encontramos hace tiempo algunas estrategias que pueden servirte tanto para mantener como para reducir tus costos de compra, entre ellas están las siguientes:

 

  1. Ampliar especificaciones y diseños

 A veces los documentos referentes a especificaciones y diseños no reciben tanta atención como deberían. Incluso llegan a ser redactados por el usuario con un determinado proveedor en mente y dejan poco o nulo espacio para considerar alternativas.

Una manera de resolver esto es a través de Especificaciones de Desempeño. En este documento se establecen claramente las indicaciones sobre función, aplicación y desempeño esperadas. Esto quiere decir, resultados finales para los cuales el proveedor debe ofrecer el producto adecuado.

Con esto nos olvidamos un poco sobre la marca y el enfoque queda sobre la finalidad del producto, lo cual permite una mejor y mayor competencia entre tus proveedores al darles espacio para ofertar o generar soluciones creativas a tus necesidades. Dicho espacio involucra a tus proveedores desde el inicio y puede generar una reducción en costos al dirigirlos a un espacio creativo y de alternativas.

 

  1. Cuestionar contratos existentes

 No hablamos de cuestionar por desconfiar; se trata de revisar aquellos contratos que ya llevan un tiempo considerable y que pueden ofrecer ventanas para reducir algunos costos y mantenerlos competitivos.

Los catalizadores pueden ser muchos, la situación del mercado actual o cuándo se elaboró el contrato, cambios en la estabilidad de divisas, volatilidad del mercado, hábitos de consumo, etc.

Previo a que renegocies cualquier contrato, asegúrate de estudiar a fondo el mercado y busca establecer catalizadores de costo de alto impacto, o bien personalizados a tus necesidades.

 

  1. Estandarización

Eliminar problemas de inventario siempre ayuda. Hablando de la industria automotriz, es mucho más fácil y práctico proveer a una compañía que sólo cuenta con un determinado tipo de vehículos a otra que cuente con cinco o más. El stock requerido es mucho menor, y si existe una compatibilidad en cuanto a refacciones, los costos de mantener ese stock también pueden bajar considerablemente.

 

  1. Cuestiona los costos de la cadena de suministros

 Actualiza tu mapa de la cadena de suministro para que puedas optimizar los costos de cada etapa constantemente.

Por ejemplo, si tu compañía importa sus suministros o consumibles, es importante revisar los términos internacionales de comercio (Incoterms) para evitar añadir costos innecesarios a la cadena. Presta mucha atención también a los costos de seguro por envío, tal vez puedas negociar una póliza anual que cubra todos tus embarques en lugar de coberturas individuales.

Y, hablando de envíos, asegúrate de buscar soluciones efectivas y eficientes de transporte y entrega. Recuerda que una mala planeación de compras puede elevar tus costos si se presenta alguna emergencia y es necesario pagar cargos adicionales por envíos express.

 

¿Conoces alguna otra estrategia de ahorro? ¿Te fue útil esta información?

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