El proceso de búsqueda y evaluación de proveedores potenciales se ha vuelto cada vez más complejo y aquellos que toman las decisiones de compra suelen hacer frente a una gran cantidad de opciones; el mejor proveedor ya no es distinguible con unas cuantas características sencillas de medir.

Por ello, es de suma importancia que esté estructurado adecuadamente para evitar errores comunes al seleccionar proveedores en cualquier empresa y rubro.

El siguiente listado es un extracto de lo que el Dr. Cuneyt Altinoz, especialista en materia de cadena de suministro de la Universidad de Kaplan, presentó en 2016 en Supply and Demand Executive.

 

  1. Confiar de más en el juicio propio

En un mundo ideal, todo aquél involucrado en la decisión de compra tiene un amplio y profundo conocimiento sobre las necesidades de la empresa. Sin embargo, es fácil trabajar bajo esta suposición y seleccionar inadecuadamente por creer que se conocen todas las necesidades y deseos de quienes utilizarán los servicios de ese proveedor o incluso al creer que se tiene el conocimiento para evaluar a los proveedores de forma correcta.

La comunicación constante entre áreas de la compañía y el análisis de los procesos/criterios pasados de selección ayudarán a determinar la calidad de la evaluación o a identificar fallas potenciales.

 

  1. Usar reglas generales como método inicial de evaluación

Es perfectamente entendible que, de inicio, algunas suposiciones básicas sean utilizadas para reducir la lista de opciones. Un ejemplo sencillo sería no utilizar ningún proveedor por no cumplir con algún valor arbitrario impuesto en el pasado como alguna herramienta o canal de comunicación que la compañía usa constantemente a diferencia del proveedor.

La información fácilmente disponible acerca de los proveedores suele ser poco profunda, y al no haber un proceso estructurado para la evaluación es fácil confiar en reglas generales que no reflejan ninguna importancia real para la empresa y podrían eliminar de la lista proveedores que cumplirían todas las necesidades reales.

Por ello se recomienda evitar este hábito y utilizar únicamente un sistema estructurado de evaluación ajustado a las necesidades reales y actualizadas en cada situación.

 

  1. Decisiones aceleradas por falta de un sistema/proceso establecido de evaluación

La falta de un criterio establecido hará que la información de cualquier proveedor carezca de sentido para el agente de compras y motivará una decisión basada en el mínimo factor que cumpla con los requerimientos de los clientes internos, por ejemplo precio, certificaciones o materiales sin mayor especificación.

ErroresEs necesario crear un procedimiento sistemático que ayude al comprador a no perder de vista la información importante y lograr así filtrar a los proveedores que no sean óptimos.

 

  1. No revisar constantemente las decisiones pasadas

Existe una idea generalizada de que la experiencia es la mejor maestra. Sin embargo, la experiencia sin análisis solo brinda lecciones superficiales.

Una revisión constante de los aciertos y errores del pasado es necesaria para aprender las valiosas lecciones que están en los datos. En este proceso en particular, los criterios de selección y los pasos que se siguieron para llegar a la decisión final son excelentes objetos de análisis.

 

  1. Falla grupal

 Es fácil asumir que, dado que quienes toman las decisiones son personas capacitadas e inteligentes, se llegará a un buen resultado; esto no es necesariamente cierto. Una decisión correcta es el resultado de la cooperación y comunicación entre quienes serán usuarios del servicio y quienes toman la decisión. La mayoría de los compradores dentro de las empresas están familiarizados con lo que los clientes internos buscan, pero asumir que se tiene toda la información sólo por tener cierto conocimiento y formar parte del equipo puede llevar a decisiones erróneas.

 

Conclusión

Es necesario reconocer que la administración del proceso de selección es tan importante como los métodos utilizados para la selección misma. Más allá de la ventaja obvia de mejorar las decisiones de compra, puede mejorar también la cooperación entre las diferentes partes de la organización e incluso ayudar a refinar procesos en otras áreas, pues los errores discutidos no son exclusivos del área de compras.

 

Recientemente publicamos una entrada acerca de cómo evaluar a un proveedor, que te puede ayudar a profundizar en el tema.

¿Has tenido alguna mala experiencia al seleccionar un proveedor?

¿Qué criterio recomiendas o utilizas durante este proceso?

¡Queremos conocer tus experiencias!

Esperamos tus comentarios.