Un gran número de compañías han modificado sus procesos de selección de proveedores para volverse más competitivos y generar propuestas más eficientes. Sin embargo, algunas de las políticas de selección tienen una tendencia a arrojar resultados centrados en el tema de precios. Algunos incluso se limitan a consultar tres candidatos a proveedor y solicitar el costo de un producto/servicio en particular.

Existen indicadores para evaluar a un proveedor, más allá de si es costeable o no, antes de comenzar una relación comercial con ellos. Una alternativa es a través de una Solicitud de Propuesta (RFP, por sus siglas en inglés) que cuente con criterios cualitativos y cuantitativos que el proveedor deberá proporcionar.

Para emitir una RFP exitosa, es recomendable evitar los siguientes tres escenarios:

  • Que los criterios incluidos en ella sean irrelevantes o de poca importancia, lo cual únicamente logra que el factor decisivo siga siendo el precio
  • Que el Área de Compras no sepa o no cuente con el tiempo necesario para procesar y evaluar toda la información que el proveedor entregue como respuesta a la RFP, lo que lleva de nuevo al factor precio
  • Que la RFP emitida no comunique los criterios de evaluación, recompensa y beneficios potenciales claramente, lo que provocará un involucramiento menor por parte del proveedor y resultará en una respuesta poco competitiva en términos de niveles de servicio, tiempos de entrega, etc.

Y contar con los siguientes elementos esenciales:

  1. Antecedentes de la compañía

Descripción del giro de la compañía y sus logros. Este punto tiene la finalidad de convencer al proveedor que la empresa es estable, legítima y atractiva como prospecto de negocio.

  1. Alcance del pedido

Descripción clara del alcance de los productos/servicios requeridos, así como los alcances geográficos esperados y la magnitud de los volúmenes proyectados de uso.

  1. Intención de respuesta

Este apartado solicita al proveedor una respuesta de participación -ya sea positiva o negativa- en un plazo de no más de 48 hrs. Esto permitirá evaluar el interés por parte del proveedor y ayudará a descartar algunas opciones, logrando optimizar tiempos de consideración.

  1. Especificaciones

Descripción de los productos/servicios y de los niveles de servicio requeridos, con suficientes detalles para diferenciarse de cualquier otro producto/servicio y así asegurar ofertas precisas. De lo contrario resultará en demasiadas preguntas de parte de los proveedores, así como retrasos y ofertas incompletas o faltas de precisión.

  1. Información cualitativa

Preguntas dirigidas al proveedor más allá del precio tales como servicios, garantías, plazos de entrega, calidad, estructura del equipo de soporte, etc.; preguntas relacionadas con los antecedentes del proveedor y su experiencia con clientes similares junto con referencias. Propuesta general de implementación sugerida por el proveedor y cualquier otra pregunta específica y relevante al tema de calidad (garantías, certificaciones, seguimiento, etc.).

Únicamente se deben incluir las preguntas más relevantes para la propuesta, a riesgo de recibir un exceso de información difícil de procesar o que tome demasiado tiempo. Al mismo tiempo se recomienda desarrollar una metodología para procesar la información cualitativa que sea recibida.

 

La siguiente semana abordaremos los siguientes cinco elementos que conforman una RFP bien estructurada. Si este contenido fue de tu agrado, y quieres recibir más artículos de utilidad, te invitamos a suscribirte a nuestro newsletter.