La semana pasada compartimos un artículo sobre algunos elementos a considerar para ayudar a evaluar a los potenciales proveedores de una empresa. El día de hoy terminaremos de enlistar esos elementos que serán incluidos en la Solicitud de Propuesta (RFP):

 

  1. Precios

Hojas de cálculo en Excel con elementos desglosados solicitando los precios de los diferentes bienes /servicios, además de los costos de soporte. La hoja de precios debe reflejar las necesidades de cada categoría, lo que puede requerir diferentes tipos de precios, como costos por volumen por niveles (tiers), porcentajes de descuento por precio de lista, etc.

 

  1. Fecha límite de respuesta

Se recomienda dejar en claro las consecuencias de un retraso en la respuesta solicitada y reforzar la fecha límite junto con la información de contacto adecuada en caso de que el proveedor anticipe algún retraso.

Suele suceder que algunos proveedores con trayectoria y reputación se niegan a responder a la solicitud cuando consideran que el tiempo de respuesta es muy limitado, es por ello que se recomienda contar con un contacto que pueda negociar con estos casos para lograr una fecha accesible de contestación a la solicitud; de esta manera se evita perder la información por parte de proveedores importantes.

 

  1. Términos y condiciones de la RFP

El conjunto de lineamientos que dirigirán la compra (por ejemplo, que los gastos generados por cada propuesta recibida correrán a cargo del proveedor, que los precios propuestos tengan una validez mínima de 90 días, etc.)

 

  1. Términos y condiciones del contrato

Adjuntar un contrato muestra como el que se pretende ejecutar junto con el proveedor que resulte seleccionado. Es costumbre permitir la revisión del documento en caso de que la contraparte no esté de acuerdo con alguna cláusula, lo cual ayudará a recortar tiempos pues las negociaciones sobre el contrato se pueden hacer en paralelo con el proceso de compra-venta. También se deben incluir métricas de desempeño con respecto de liquidación de daños y recompensas.

TIP: Algunos proveedores aceptarán rápidamente los términos y condiciones del contrato para después intentar hacer cambios drásticos en el mismo o pedir revisiones legales de última hora.

 

  1. Criterio y proceso de evaluación

Las RFP’s deben ofrecer información general sobre el criterio de evaluación que será utilizado para evaluar a los proveedores, así como del proceso para evaluar las respuestas recibidas.

A partir de estos elementos, una RFP se volverá más que un instrumento para solicitar información de un proveedor. A través de las respuestas que se reciban será posible tener un diagnóstico de las capacidades e interés de cada uno de los concursantes, así como descartar a los menos involucrados. De esta manera la compañía ahorrará tiempos en cada licitación que haga y el proceso de selección/evaluación de proveedores potenciales se volverá mucho más ágil y eficiente.

 

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