Una cadena de suministros es una maquinaria compuesta de muchos engranes que dependen unos de otros para lograr un resultado final. Tal como en el caso de los relojes, una falla en uno de esos engranes puede resultar en que las manecillas corran más despacio o incluso se detengan.

Cuando hablamos de compañías que producen artículos muy complejos que se componen de múltiples partes provistas por diferentes distribuidores y ensambladas en una central, un retraso de cualquier entrega puede resultar en un catastrófico paro de línea; lo cual nunca es bueno para nadie que forme parte del proceso.

Sin embargo, hay formas de procurar que ese reloj no falle o de estar prevenidos en caso de que alguna falla sea detectada. Veamos ¿cómo lograr entregas a tiempo?

 

De adentro hacia afuera

Parte de optimizar una cadena de suministros es tener la propia compañía enterada y de acuerdo con ciertas realidades. Si bien es común que algunas emergencias ocurran, es muy importante y beneficioso que todos los clientes internos estén enterados de los límites físicos de producción que los proveedores, y la empresa misma, tienen para evitar hacer promesas que no se puedan cumplir.

La elaboración de un marco de trabajo basado en KPI’s ayudará en gran medida al momento de apaciguar el temor al cambio o resentimientos por sucesos pasados, incluso puede ayudar a mantener una perspectiva positiva al momento de transformar el proceso en algo predecible y manejable para todos.

En ese sentido, es de vital importancia comunicar cualquier retraso en fechas de entregas a los públicos correspondientes. La honestidad con respecto de información crítica ayudará a generar una mayor confianza hacia el proceso en general.

 

Enfoque proactivo sobre reactivo

Los procesos de producción reactivos generalmente tardan mucho en detectar errores (si es que los detectan del todo), lo cual hace que el tiempo de recuperación sea mayor.

Cambiar a un enfoque proactivo permite la flexibilidad necesaria para hacer ajustes a tiempo, desde entregas just-in-time, pasando por auditorías preventivas de material o compuestos y la validación de órdenes de compra (PO). Por otro lado, un diseño para ensamblado (DFA) eficiente y preciso puede marcar una gran diferencia al detectar inconsistencias en el producto antes de pasar al ensamblado.

Cabe resaltar que la proactividad es una cualidad que puede encontrarse tanto en manufactureras como en sus proveedores, lo cual produce resultados óptimos en sus procesos debido al constante enfoque en un resultado de calidad y en la anticipación a cualquier problema que se pueda presentar.

Para conocer un poco más sobre las características de un proveedor proactivo, te invitamos a disfrutar una presentación que publicamos recientemente sobre el tema.

 

Comunicación

La piedra angular de cualquier proceso de producción. Mientras mejor sea la comunicación entre proveedor, comprador y públicos internos, menor será la posibilidad de enfrentar retrasos, devoluciones o cualquier otra circunstancia que afecte el resultado final.

Es indispensable confirmar la entrega y recepción de todos la información crítica para el éxito del proyecto, órdenes de compra, metas, necesidades y tiempos dedicados a diferentes procesos (manufactura, entrega, traslados, etc.), así como recibir actualizaciones constantes de ambas partes sobre el estado del proceso en general.

Cada uno de los responsables de cada área involucrada -compradores, administradores de cadenas de suministro, diseñadores- debe mantener el contacto adecuado para monitorear el desarrollo y eficiencia de cada etapa del proyecto, tanto con el proveedor como de manera interna.

 

Monitoreo constante

Por buena que sea la relación entre proveedor y comprador, nunca se puede dejar de poner atención a lo que está sucediendo. No quiere decir que no se confíe en los colaboradores, es más bien un llamado a cuidar todo el proceso desde principio a fin.

Cada envío que se mande a la compañía debe contar con una Notificación Previa de Envío (ASN) que contenga las guías de rastreo correspondientes. De esta manera los empresa compradora puede estar al tanto de dónde se encuentra cada envío y adaptarse a cualquier cambio inesperado que pudiera resultar en retrasos.

 

Más de una canasta

Hablando de productos que son críticos para el proceso de manufactura, nunca se puede estar suficientemente seguro. A pesar de que un proveedor pueda llevar un récord perfecto de entregas, no quiere decir que en algún momento algo fuera de su control pueda fallar y su intachable reputación se vea afectada; pasa en todos niveles y en todas áreas.

Vale la pena contar con respaldos o alternativas adicionales para resolver este tipo de situaciones, cuando y si es que se llegan a presentar. De nuevo, no se trata de un asunto de desconfianza, sino de una actitud vigilante y previsora.

 

Evaluación

Todo proveedor debe ser evaluado constantemente. Este punto lo hemos mencionado ya en algunos otros artículos y la razón es muy sencilla: lo medible es perfectible.

Tomando en cuenta variables como entrega anterior v. entrega actual, promesa de entrega v. entrega final, así como cualquier otra que cada empresa considere importante para sus procesos, es posible cultivar relaciones con los proveedores más eficientes y dedicados. Al mismo tiempo, estos reportes ayudan a mantener una buena disposición para con el proceso de suministros con los clientes internos que mencionamos en el primer punto.

Partiendo de ese enfoque proactivo es como se puede procurar una cadena de suministros que responde a las necesidades de cada compañía, sujeta a requerimientos y responsabilidades, así como en constante optimización.

 

Conclusión

El tiempo siempre es un factor delicado cuando se habla de procesos de manufactura. Toda producción está atada a múltiples variables que exigen cumplimientos en diferentes fechas, y ninguna está exenta de algún imprevisto pero, en la medida en la que se procure trabajar en conjunto con todas las partes involucradas y se desarrollen mecanismos de contingencia, prevención y comunicación, la mayoría de las problemáticas pueden resolverse sin mayor afectación al proceso global.

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