Recientemente publicamos un artículo aquí en S&F sobre relaciones con proveedores enfocándonos en cómo establecer un vínculo de calidad entre ambas partes. La intención era poner énfasis en el lado humano de dichas relaciones y los beneficios que representa tratar a nuestros aliados como amigos cercanos.

Y mientras que sostenemos dicha postura, eso no quiere decir que dejemos de lado los aspectos un poco más directos de este vínculo. Si bien es recomendable un acercamiento más cálido y amigable, eso no es sustituto de una comunicación eficiente y puntual a la hora de trabajar. En este artículo, encontrarás las mejores prácticas que generan un alto impacto para alcanzar el éxito en las relaciones Comprador-Proveedor:

 

Constancia, transparencia y claridad

Es indispensable que tus proveedores y tú mantengan una comunicación constante durante todos los procesos que lleven a cabo, y no me refiero a la parte monetaria exclusivamente. Cambios en metas u objetivos, actualizaciones de pedidos o renovaciones de contratos, modificaciones a las piezas solicitadas y retroalimentación sobre implementación son sólo algunas de las situaciones que diariamente se presentan y que necesitan comunicarse de manera ágil e inmediata para evitar paros en la línea de producción y retrasos en fechas subsecuentes.

Al ser una vía en dos sentidos, es de suma importancia que toda comunicación se maneje con absoluta transparencia y claridad para mantener un orden y un registro exacto de todo lo que se ha comentado y los cambios realizados en cualquier parte de los procesos. De esta manera, si llega a presentarse algún error o incumplimiento, ambas partes puedan rastrear el origen de la falla y tomar las acciones necesarias para resolver el problema; incluso si después de resolverlo se desea hacer un análisis del porqué de la situación, esto ayuda a cada parte a asumir la responsabilidad correspondiente.

Una comunicación efectiva y clara te librará de malentendidos o juegos de culpas que puedan afectar la relación con tus proveedores y motivarán a una mejor alianza, además de impactar positivamente en el desempeño de ambas partes.

 

Todo por escrito

Partiendo de lo anterior, hoy en día es cada vez más fácil contar con una bitácora o registro escrito de todos los movimientos, RFQ’s, órdenes de pedido, manifiestos de embarque y demás documentos que formen parte de las transacciones, conversaciones y planes que tengas con tu proveedor. De esta manera ambas partes tendrán a la mano los datos necesarios para cumplir con su parte del trato y ahorrará tiempo en llamadas o correos para verificar lo que se habló en persona o por teléfono.

Ahora bien, depender únicamente de servicios de nube o correo electrónico con gigas infinitos de información no siempre es la respuesta correcta.

¿Por qué?
Sólo piensa en la gran cantidad de mails que intercambias con tu proveedor en un día cualquiera. Ahora imagina esa cantidad multiplicada por el número de clientes que él tiene y la cantidad de proveedores que tú tienes. Estoy seguro de que en más de una ocasión has tenido que pedir un reenvío de alguna forma porque el mail quedó extraviado en algún lugar.

Para evitarlo, te recomendamos contar con un respaldo físico bien clasificado de los documentos más importantes de cada caso que tengas; si por alguna razón tuvieras poco tiempo para gestionar estas impresiones, en la red existen ya varios proveedores de soluciones de impresión que seguramente te pueden ayudar a salir adelante.

 

Usa la tecnología a tu favor

Diferentes procesos requieren diferentes recursos y, mientras que el correo electrónico, Skype, y los servicios de nube pueden ayudar inmensamente a agilizar procesos, hay otros aspectos de las transacciones con tu proveedor que pueden resolverse a través de nuevas tecnologías.

Ya hablamos de la importancia de la transparencia en la comunicación y pocos temas requieren de ella más que las transacciones económicas.

Los sistemas procure-to-pay o P2P ofrecen una plataforma de fácil acceso con información en tiempo real que normalmente se solicita vía llamada o mail al proveedor. A través de ella, los compradores pueden ver y pedir lo que requieran sin gran complicación, así como resurtir pedidos o renovar contratos. Si notas que alguno de tus proveedores pueda servirse de ésta o alguna otra opción, tal vez puedas sugerirle alguna opción que le acomode.

Al final, optimizar procesos claves a través de herramientas tecnológicas adecuadas hará tu relación proveedor-consumidor  más eficiente y les dará espacio para otras actividades que requieren de mayor atención y cuidado.

 

Comparte información intensa pero selectivamente

En 2004, Harvard Business Review publicó un excelente artículo sobre cómo construir relaciones profundas con proveedores. En él menciona cómo dos armadoras japonesas comparten información de manera cuidadosa, pero altamente enfocada, como parte de sus estrategias para desarrollar a sus respectivos proveedores.

Más que abrumarlos con grandes cantidades de datos, les ofrece lo necesario para que ellos puedan trabajar de manera independiente, o bien los invitan a sus plantas para formar parte del proceso de diseño y desarrollo desde el principio. La idea detrás de esto es que la información constante y cautelosamente dirigida logra mejores resultados, mientras que la información abundante provoca falta de enfoque.

 

Conclusión

Fomentar una buena comunicación con tus proveedores es un elemento clave para el desarrollo de su relación y para el éxito de ambas partes. Desde establecer objetivos individuales hasta definir una estrategia a largo plazo, cada uno de estos pasos debería trabajarse con la mayor claridad y cuidado posible.

Seguramente habrá obstáculos por sortear y asuntos que aclarar pero, siempre y cuando se haya construido un canal comunicativo eficiente, el éxito de su colaboración es sólo cuestión de tiempo y constancia.

 

¿Conoces algún otro medio para mejorar la comunicación con proveedores?
¿Te funcionó alguna de estas recomendaciones?
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