Mantener una línea de producción que trabaje de manera fluida es un reto constante en cualquier compañía de manufactura y la colaboración entre áreas es indispensable para lograr el éxito deseado.

En particular, el proceso de adquisición de materiales y partes para el ensamblado es de fundamental importancia para la línea. Pedidos accidentales o fuera de especificaciones, órdenes incompletas o con excedentes son sólo algunos de los escenarios más caóticos que pueden presentarse en el día a día.

Veamos cómo eliminar estos casos con estas 5 Claves para optimizar el desempeño de los agentes de compras.

 

  1. Definir expectativas

Es de vital importancia que Compras sepa exactamente lo que Ingeniería espera recibir cuando solicita un pedido y, viceversa, Diseño debe conocer  muy bien las capacidades y condiciones que Compras requiere para entregar un pedido en tiempo y forma.

 

  1. Siempre cordial

Partiendo de lo anterior, un trato cordial desde una perspectiva de colaboración en lugar de sólo procesos y demandas, ayudará a mantener las cosas claras y en un tono positivo.

 

  1. Especificar medidas de calidad

Definir las especificaciones de calidad –de preferencia por escrito- logrará enfocar al personal de Compras a buscar proveedores que satisfagan las necesidades del proyecto. Los estándares por cumplir tienen que quedar perfectamente claros en cuanto a tipo de piezas, materiales, capacidades de resistencia, tipos de variaciones permitidas, etc.

De esta forma, tendrán los suficientes parámetros para evitar errores al momento de seleccionar proveedor o hacer un pedido, así como cubrir posibles sustituciones o modificaciones estándar de la compañía.

 

  1. Explicar requerimientos de producción

Adicionalmente, los agentes de compras deben ser puestos al tanto sobre la capacidad de producción de la línea de manufactura, los tiempos de producción y de entrega, así como cualquier otro factor espacio-tiempo que afecte el resultado final. De esta manera, la coordinación con los proveedores estará optimizada a las necesidades del proyecto y se contará con lo necesario para cumplir con los plazos previstos en la etapa de planeación.

 

  1. Alinear proveedores con las políticas de la compañía

Otro punto que considerar para el departamento de Compras es mantener la congruencia de la compañía en todos los niveles. Contar con un proveedor conocido por fallas en especificaciones o incumplimiento de alguna norma o certificación determinada sólo dejará en mal a la empresa que los contrate.

Por ello, es necesario hacer del conocimiento de los compradores las políticas, procedimientos y guías conforme a las cuales deben apegarse al momento de acercarse o evaluar a diferentes proveedores.

 

Conclusión

Es a partir de una buena comunicación que las áreas de Ingeniería y Compras pueden lograr una sinergia de alto impacto en los procesos de producción de una compañía. La calidad de la información compartida en gran medida determinará el resultado de las negociaciones que los compradores hagan, la selección de proveedores y, en última instancia, la calidad del material que llegue a las líneas de producción; mientras mejor y más detallada sea, la posibilidad de fallo se reducirá dramáticamente.