Una de las maneras más fáciles de conocer el éxito o fracaso de un proyecto es la relación que mantuvo con su presupuesto durante su realización. Son pocas la compañías que cuentan con presupuestos ilimitados, por lo que la presión para las cabezas de proyecto es considerable.

Razón por la cual hemos decidido abordar el tema y compartir estos tips para administrar presupuestos.

 

  1. Entender las necesidades y requerimientos de los stakeholders

Suele suceder que los stakeholders de un proyecto tienen dificultades expresando lo que se necesita o lo que requieren de un determinado proyecto. Es obligación de la cabeza del proyecto, miembros del equipo de trabajo, patrocinadores y vendedores conocer las verdaderas intenciones y requerimientos de los accionistas, pues de ello dependerá establecer todas las necesidades -incluyendo las económicas- del proyecto en general.

Comenzar un proyecto sin el entendimiento total de estos aspectos es comenzar a constuir una casa sobre arena y condenará al presupuesto a salirse de control.

 

TIP: Dedica el tiempo necesario a esta tarea. Una vez obtenida la información, asegúrate que sea documentda y confirmada por los stakeholders y después comunicada a todos los invlucrados.

 

  1. Presupuestar para lo inesperado

Al estimar costos de un presupuesto es muy importante ser realista, pero también lo es preparase para lo inesperado. Es indispensable tomar en cuenta factores que están fuera del control de la compañía, como situaciones externas que puedan impactar el precio de los insumos, mano de obra, recursos, cambio de divisas, etc. y preparar contingencias. Las condiciones en las que se arranca un proyecto, pueden no ser las mismas durante la duración del mismo.

 

TIP: Comunícate con stakeholders, vendedores, proveedores y consigue la mayor cantidad de información “ambiental” alrededor del proyecto de manera que el presupuesto esté listo para cualquier sorpresa.

 

  1. Desarrollar KPI’s relevantes

Es inútil querer mantener el control de un presupuesto sin haber definido Indicadores Clave de Desempeño (KPI’s) que ayuden a diagnosticar el gasto que se ha hecho en el proyecto, si es que ese gasto está sobrepasando las expectativas originales, entre otras cosas. Algunos de los más comunes son:

  • Costo Actual (AC): También conocido como el costo real del trabajo realizado (ACPW), muestra cla cantidad de dinero que se ha gastado en el proyecto a la fecha.
  • Variación de Costo (CV): Indica si el costo estimado del proyecto va por encima o por debajo de la base establecida.
  • Valor Ganado (EV): También conocido como el costo presupuestado por trabajo realizado (BCWP), muestra el presupuesto aprobado para las actividades realizadas a una determinada fecha del proyecto.
  • Valor Planeado (PV): El costo presupuestado del trabajo calendarizado (BCWS) muestra el costo estimado para las actividades planeadas/calendarizadas a la fecha del reporte.
  • Retorno de Inversión (ROI): Muestra la rentabilidad del proyecto y si es que los beneficios han excedido los costos.

 

  1. Revisar, repasar, re-proyectar

La constante revisión del presupuesto de un proyecto es algo esencial para el éxito del mismo. Lidiar con un 10% de gastos adicionales es mucho más sencillo que un 50%, es por ello que el monitoreo de los gastos vs. el presupuesto establecido es fundamental. Hablando de los recursos utilizados, este punto aplica también a la fuerza de trabajo involucrada en el proyecto, se recomienda hacer revisiones semanales para garantizar que las horas facturables y el presupuesto en general se mantenga en una zona segura.

 

TIP: Administra cuidadosamente la dimensión del proyecto implementando órdenes de cambio para cubrir labores que no estaban contempladas en el versión inicial del proyecto.

 

  1. Mantener a todos informados y responsables

Parte importante de controlar un presupuesto es mantener a todos los miembros del equipo informados del estatus de gastos actual, esto mantendrá empoderado al equipo y lo motivará a hacer suyo el proyecto. La información oportuna ayudará a mantener los costos en línea y la probabilidad de contar con “horas muertas” (horas trabajadas sin una meta específica) será mucho menor.

 

Conclusión

El presupuesto de un proyecto debe manejarse como un objeto viviente, mismo que debe ser cuidado y revisado por los miembros del equipo y stakeholders regularmente. Una cabeza de proyecto que monitorea constantemente su presupuesto durante la el tiempo de realización del mismo podrá mantener a sus clientes internos satisfechos, además de cosechar éxitos para su propia carrera en su compañía.